Bayangkan sebuah bisnis mendapatkan pelanggan baru dengan nilai transaksi Rp200 juta. Tim sales tentu senang karena omzet bertambah. Produk sudah dikirim, pelanggan juga puas, lalu pembayaran disepakati 30 hari kemudian. Sekilas semuanya terlihat aman. Masalah baru muncul ketika hari ke-30 lewat, uang belum masuk, pelanggan meminta tambahan waktu, dan ternyata perusahaan tidak memiliki aturan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.
Situasi seperti ini menunjukkan mengapa credit policy penting dalam bisnis. Memberikan tempo pembayaran atau menjual secara kredit bukan sekadar keputusan sales. Ada risiko yang ikut berpindah ke perusahaan karena barang atau jasa sudah diberikan, sementara kas belum diterima. Trade credit memang dapat membantu hubungan bisnis dan memberi fleksibilitas kepada pelanggan, tetapi piutang yang terlambat dibayar juga dapat menekan cash flow.
Karena itu, sebelum berkata, “Boleh bayar 30 hari lagi,” perusahaan sebaiknya punya aturan yang menjawab pertanyaan dasar: siapa yang boleh mendapatkan tempo, berapa batas kreditnya, kapan harus membayar, bagaimana mengevaluasi pelanggan, dan apa yang dilakukan ketika pembayaran terlambat?
Apa Itu Credit Policy?
Credit policy adalah seperangkat aturan dan pedoman yang digunakan bisnis ketika memberikan kredit atau tempo pembayaran kepada pelanggan. Di dalamnya dapat diatur hal-hal seperti tanggal jatuh tempo, credit limit, syarat pembayaran, konsekuensi keterlambatan, metode pembayaran, proses approval kredit, sampai langkah collection ketika invoice tidak dibayar.
Dalam praktik bisnis, credit policy menjadi semacam pagar pengaman. Sales tetap bisa menjual, pelanggan tetap bisa memperoleh fleksibilitas pembayaran, tetapi perusahaan memiliki batas yang jelas mengenai risiko yang bersedia diambil.
Sebagai contoh, perusahaan dapat menetapkan bahwa pelanggan baru tidak langsung mendapatkan limit Rp500 juta. Pelanggan mungkin memperoleh limit awal yang lebih kecil, kemudian limit ditinjau berdasarkan riwayat pembayaran dan hubungan bisnis. Pendekatan bertahap seperti ini juga direkomendasikan dalam panduan customer credit dengan mempertimbangkan credit history dan rekam pembayaran pelanggan.
Jadi, credit policy bukan berarti mempersulit pelanggan. Justru sebaliknya. Aturan yang jelas membuat perusahaan tahu kapan dapat bersikap fleksibel dan kapan perlu berhati-hati.
Mengapa Bisnis Tidak Sebaiknya Memberikan Tempo Secara Sembarangan?
Alasan utamanya sederhana: penjualan belum tentu langsung menjadi kas.
Accounts receivable atau piutang adalah uang yang masih harus diterima perusahaan dari pelanggan karena barang atau jasa telah diberikan secara kredit. SBA mendefinisikan accounts receivable sebagai uang yang menjadi hak bisnis dari pihak lain atas produk atau jasa yang telah diberikan.
Masalahnya, kebutuhan perusahaan tidak ikut berhenti hanya karena pelanggan belum membayar.
Perusahaan tetap harus membayar gaji, pemasok, sewa, teknologi, logistik, pajak, dan berbagai biaya operasional lainnya sesuai kewajibannya. Inilah mengapa jeda antara uang keluar dan uang masuk menjadi persoalan penting dalam cash flow management. SBA juga menyoroti bahwa perbedaan waktu antara pembayaran kepada pemasok dan penerimaan kas dari pelanggan merupakan tantangan penting dalam pengelolaan arus kas.
Dengan kata lain, bisnis dapat memiliki omzet besar tetapi tetap menghadapi tekanan kas apabila terlalu banyak uang tertahan dalam piutang.
Tempo Pembayaran Bukan Sekadar “30 Hari”
Istilah seperti Net 30, Net 60, atau Net 90 sering muncul dalam transaksi bisnis. Net 30 pada dasarnya berarti pelanggan harus membayar dalam 30 hari sesuai persyaratan yang disepakati. Praktik payment terms dapat berbeda menurut industri dan kesepakatan bisnis.
Karena itu, jangan menganggap semua pelanggan otomatis layak diberi tempo 30 hari hanya karena angka tersebut umum digunakan.
Perusahaan perlu menilai apakah tempo tersebut cocok dengan siklus kasnya sendiri. Kalau perusahaan harus membayar pemasok dalam 14 hari tetapi pelanggan membayar dalam 60 hari, ada gap pendanaan yang perlu diperhitungkan. Semakin panjang periode tersebut, semakin lama pula dana penjualan berada dalam bentuk piutang sebelum berubah kembali menjadi kas.
Inilah salah satu alasan mengapa payment terms sebaiknya menjadi bagian dari credit policy, bukan keputusan spontan yang dibuat hanya untuk memenangkan transaksi.
Komponen Penting dalam Credit Policy
Credit policy yang baik tidak harus rumit. Yang penting, aturan tersebut menjawab risiko utama yang muncul ketika bisnis memberikan tempo pembayaran.
Credit Assessment
Sebelum memberikan kredit, perusahaan perlu memiliki cara untuk menilai pelanggan. Informasi yang digunakan dapat berbeda tergantung jenis bisnis, tetapi dapat mencakup identitas dan informasi perusahaan, riwayat kredit, laporan keuangan, aset dan kewajiban, serta informasi relevan lainnya. SBA menyebut informasi seperti business credit report dan business credit score sebagai data yang dapat membantu pengambilan keputusan kredit.
Tujuannya bukan mencari pelanggan yang “sempurna”. Tujuannya adalah memahami tingkat risiko sebelum perusahaan menyerahkan barang atau jasa dengan pembayaran di belakang.
Ini penting terutama untuk pelanggan baru. Perusahaan biasanya belum memiliki histori transaksi dengan mereka. Karena itu, keputusan pemberian credit limit sebaiknya tidak hanya didasarkan pada seberapa besar pesanan yang ingin mereka buat.
Credit Limit
Credit limit adalah batas maksimal kredit yang diberikan kepada pelanggan. Batas ini membantu perusahaan mengontrol seberapa besar piutang yang dapat terbentuk dari satu pelanggan. QuickBooks juga menjelaskan bahwa credit limit dapat digunakan sebagai bagian dari credit risk management dan dapat ditentukan antara lain dengan mempertimbangkan credit history pelanggan.
Misalnya, pelanggan A memiliki limit Rp100 juta. Ketika invoice outstanding sudah mendekati angka tersebut, perusahaan dapat menahan transaksi kredit berikutnya sampai sebagian tagihan dibayar.
Dengan aturan seperti ini, keputusan tidak lagi bergantung pada siapa yang paling keras meminta tambahan tempo.
Payment Terms
Payment terms menjelaskan kapan dan bagaimana pelanggan harus membayar. Isinya dapat mencakup due date, metode pembayaran, ketentuan diskon pembayaran lebih awal, serta aturan ketika pembayaran melewati jatuh tempo.
Semakin jelas payment terms, semakin kecil ruang untuk salah memahami kewajiban pembayaran.
Dokumen invoice juga sebaiknya mencantumkan nilai tagihan dan tanggal jatuh tempo secara jelas. Pengelolaan invoice dan follow-up yang konsisten merupakan bagian penting dari accounts receivable management.
Prosedur Collection
Credit policy yang hanya menjelaskan cara memberikan kredit belum lengkap.
Perusahaan juga perlu menetapkan apa yang dilakukan setelah invoice diterbitkan. Misalnya, kapan reminder dikirim sebelum jatuh tempo, kapan follow-up dilakukan setelah jatuh tempo, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan akun perlu dinaikkan ke tahap collection berikutnya.
Dokumentasi proses collection membantu perusahaan menjalankan penagihan secara konsisten, bukan berdasarkan mood atau ingatan masing-masing karyawan. Panduan customer credit dari QuickBooks juga menyarankan dokumentasi setiap tahap collection agar proses berjalan konsisten.
Bagaimana Cara Menentukan Pelanggan yang Layak Mendapat Tempo?
Tidak ada satu rumus universal yang cocok untuk seluruh bisnis. Industri, ukuran transaksi, karakter pelanggan, siklus pembayaran, dan risiko bisnis berbeda-beda.
Namun, perusahaan dapat membangun proses evaluasi berdasarkan beberapa faktor.
Pertama, lihat riwayat pembayaran. Pelanggan yang konsisten membayar tepat waktu memberikan informasi berbeda dibandingkan pelanggan yang berulang kali terlambat.
Kedua, pertimbangkan nilai transaksi dan credit exposure. Pesanan Rp5 juta dan Rp500 juta tidak harus diperlakukan dengan tingkat risiko yang sama.
Ketiga, lihat kemampuan dan kondisi finansial pelanggan ketika informasi tersebut relevan dan tersedia. Business credit report dapat menjadi salah satu sumber dalam membuat keputusan kredit.
Keempat, pertimbangkan histori hubungan bisnis. Pelanggan lama dengan pola pembayaran stabil bisa saja memperoleh perlakuan berbeda dari pelanggan baru.
Terakhir, jangan lupakan konteks transaksi. Ada bisnis yang membutuhkan tempo pembayaran karena karakter rantai pasoknya. Ada juga jenis transaksi yang lebih tepat menggunakan pembayaran di muka atau deposit.
Credit policy yang baik memberi ruang untuk membedakan kondisi tersebut.
Apakah Semua Pelanggan Harus Mendapat Credit Limit yang Sama?
Tidak.
Justru salah satu manfaat credit policy untuk bisnis adalah kemampuan membuat keputusan berdasarkan kategori risiko.
Perusahaan dapat membuat beberapa kelas pelanggan berdasarkan karakteristik internalnya. Pelanggan dengan rekam pembayaran yang baik dapat memperoleh limit lebih besar atau terms yang lebih fleksibel. Sebaliknya, pelanggan baru atau pelanggan dengan riwayat pembayaran yang kurang baik dapat diberikan limit lebih konservatif.
Pendekatan seperti ini bukan berarti perusahaan memperlakukan pelanggan secara tidak adil. Selama kriterianya objektif, konsisten, terdokumentasi, dan sesuai kebijakan bisnis, diferensiasi risiko merupakan bagian dari manajemen kredit.
Dari sisi operasional, sistem seperti ini juga membuat tim sales lebih mudah memahami batas kewenangannya.
Jangan Biarkan Sales Menjadi Satu-Satunya Pengambil Keputusan
Ini bukan kritik terhadap tim sales.
Sales memang punya target mendapatkan pelanggan dan meningkatkan transaksi. Namun, fungsi sales dan pengelolaan risiko kredit memiliki kepentingan yang berbeda. Sales melihat peluang transaksi, sedangkan finance dan credit management juga perlu melihat kemampuan perusahaan menerima risiko piutang.
Karena itu, perusahaan perlu menetapkan siapa yang berwenang menyetujui credit limit tertentu.
Untuk limit kecil, approval mungkin dapat dilakukan oleh level tertentu. Untuk nominal lebih besar, approval dapat dinaikkan ke manajemen atau fungsi yang memiliki kewenangan kredit.
Aturan seperti ini membantu mencegah situasi di mana pelanggan mendapatkan tempo panjang hanya karena perusahaan ingin segera menutup transaksi.
Credit Policy Harus Terhubung dengan Accounts Receivable
Credit policy tidak berhenti ketika pelanggan disetujui mendapatkan tempo.
Setelah penjualan kredit terjadi, perusahaan perlu memantau accounts receivable secara rutin. Salah satu alat yang umum digunakan adalah aging report, yaitu laporan yang mengelompokkan piutang berdasarkan lamanya invoice belum dibayar. Laporan seperti ini membantu perusahaan melihat invoice overdue dan menentukan akun yang membutuhkan follow-up.
Contohnya, perusahaan dapat menemukan bahwa pelanggan tertentu selalu membayar 10–15 hari setelah jatuh tempo. Pelanggan tersebut mungkin masih memiliki hubungan bisnis yang baik, tetapi pola tersebut perlu masuk dalam evaluasi credit management.
Lebih jauh lagi, jika piutang dari pelanggan tertentu terus bertambah sementara pembayaran melambat, perusahaan dapat meninjau kembali credit limit atau payment terms.
Jadi, credit policy seharusnya bersifat dinamis, bukan dokumen yang dibuat sekali lalu dilupakan.
Apa Hubungannya Credit Policy dengan Risiko Piutang Macet?
Semakin banyak penjualan kredit dilakukan, semakin besar pula eksposur perusahaan terhadap piutang. Namun, perusahaan tidak bisa hanya melihat nilai piutang saat ini. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan potensi kerugian ketika sebagian piutang ternyata tidak tertagih.
IFRS 9 mengatur pendekatan pengukuran expected credit losses untuk trade receivables tertentu. Salah satu practical expedient yang dapat digunakan adalah provision matrix dengan tingkat kerugian yang dikaitkan dengan lamanya piutang melewati jatuh tempo.
Artinya, usia piutang dapat menjadi salah satu informasi penting dalam penilaian risiko kredit.
Tetapi perlu digarisbawahi: piutang yang terlambat bukan otomatis berarti piutang macet. Keterlambatan harus dinilai bersama informasi lain, seperti histori pembayaran dan karakteristik risiko pelanggan. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak mengambil keputusan hanya berdasarkan satu indikator.
Bagaimana Credit Policy Membantu Cash Flow?
Ini salah satu alasan paling kuat mengapa bisnis perlu memiliki credit policy.
Ketika perusahaan mengetahui kepada siapa kredit diberikan, berapa batasnya, kapan pembayaran harus dilakukan, dan bagaimana keterlambatan ditindaklanjuti, perusahaan dapat memiliki ekspektasi yang lebih terstruktur mengenai arus kas dari pelanggan.
Sebaliknya, jika semua pelanggan bebas meminta tempo, credit limit tidak jelas, dan invoice baru ditagih ketika sudah sangat terlambat, accounts receivable dapat menumpuk tanpa disadari.
SBA menyarankan sejumlah praktik untuk memperbaiki receivables, termasuk meminta pelanggan mengisi business credit application, mendorong pembayaran lebih cepat, menerbitkan invoice segera, memiliki sistem follow-up, dan memberikan credit terms kepada pelanggan yang lolos proses approval.
Kapan Bisnis Perlu Meninjau Ulang Credit Policy?
Credit policy sebaiknya tidak dianggap permanen.
Perusahaan perlu mengevaluasinya ketika kondisi bisnis berubah. Misalnya, ketika nilai transaksi rata-rata meningkat, pelanggan berubah, banyak invoice mulai terlambat, atau perusahaan memasuki pasar baru.
Perubahan pola pembayaran juga penting diperhatikan. Kalau sebelumnya mayoritas pelanggan membayar tepat waktu, lalu dalam beberapa periode semakin banyak invoice melewati jatuh tempo, perusahaan perlu mencari penyebabnya.
Apakah masalahnya berasal dari pelanggan? atau payment terms terlalu panjang? Apakah invoice terlambat dikirim? serta Apakah proses approval pelanggan terlalu longgar? Atau justru proses internal collection yang tidak konsisten?
Pertanyaan semacam ini jauh lebih berguna daripada sekadar menyalahkan pelanggan.
Bagaimana Membuat Credit Policy yang Sederhana untuk Bisnis?
Bisnis kecil tidak perlu langsung membuat dokumen puluhan halaman. Yang lebih penting adalah memiliki aturan yang bisa benar-benar dijalankan.
Mulailah dari beberapa pertanyaan dasar:
Siapa yang boleh mendapatkan tempo pembayaran?
Berapa maksimal credit limit setiap kategori pelanggan?
Berapa lama payment terms yang dapat diberikan?
Siapa yang berwenang memberikan approval khusus?
Kapan reminder pembayaran dikirim?
Apa yang dilakukan jika pelanggan terlambat?
Kapan credit limit perlu ditinjau kembali?
Kapan piutang perlu masuk proses collection yang lebih serius?
Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat menjadi fondasi credit policy.
Setelah itu, dokumentasikan aturan dan komunikasikan kepada sales, finance, accounting, serta pihak yang menangani collection. Dengan begitu, keputusan kredit tidak hanya tersimpan di kepala satu orang.
Ketika Piutang Sudah Bermasalah, Jangan Menunggu Terlalu Lama
Credit policy yang baik memang dirancang untuk mencegah masalah. Namun, tidak ada kebijakan yang dapat menjamin seluruh pelanggan selalu membayar tepat waktu.
Ketika piutang sudah melewati jatuh tempo dan upaya internal tidak menghasilkan pembayaran, perusahaan dapat mengevaluasi opsi collection yang lebih terstruktur. Dalam kondisi seperti ini, penggunaan pihak eksternal dapat menjadi salah satu pilihan, terutama ketika jumlah akun yang harus ditangani sudah banyak atau tim internal membutuhkan kapasitas tambahan.
Debt.co.id menyediakan layanan penagihan utang untuk membantu kreditur menangani proses penagihan dan penyelesaian utang piutang. Berdasarkan informasi resmi di situsnya, Debt menawarkan layanan penagihan, negosiasi, manajemen administrasi, serta opsi penegakan hukum bersama pihak yang berwenang.
Debt juga menjelaskan bahwa klien perlu memberikan informasi yang relevan mengenai sifat dan besaran utang sebelum proses penagihan dilakukan. Hal ini menunjukkan pentingnya dokumentasi transaksi dan data piutang sejak awal.
Informasi mengenai solusi tersebut dapat dipelajari melalui Debt.co.id atau halaman jasa penagihan hutang legal.
Credit policy adalah salah satu fondasi penting dalam bisnis yang memberikan tempo pembayaran kepada pelanggan. Kebijakan tersebut membantu perusahaan menentukan siapa yang dapat memperoleh kredit, berapa besar credit limit yang diberikan, berapa lama payment terms berlaku, dan bagaimana proses collection dilakukan ketika pembayaran terlambat. Struktur seperti ini membantu perusahaan mengelola risiko piutang sekaligus menjaga arus kas tetap lebih terkendali.
Kesimpulan
Memberikan tempo pembayaran memang dapat menjadi strategi bisnis. Pelanggan mendapatkan fleksibilitas, sedangkan perusahaan memiliki peluang membangun hubungan komersial dan meningkatkan penjualan. Tetapi fleksibilitas tanpa batas dapat mengubah penjualan menjadi piutang yang sulit dikendalikan.
Karena itu, jangan hanya bertanya, “Berapa banyak yang berhasil kita jual?”
Tanyakan juga, “Berapa banyak dari penjualan tersebut yang benar-benar sudah menjadi kas?”
Di situlah credit policy memainkan perannya. Bisnis bukan hanya membutuhkan omzet, tetapi juga membutuhkan sistem yang membuat piutang dapat dikelola, dipantau, dan ditagih dengan baik.
Pada akhirnya, credit policy yang baik bukan tentang menolak pelanggan yang meminta tempo pembayaran. Ini tentang menentukan kapan perusahaan dapat memberikan kelonggaran, kepada siapa, dengan batas berapa besar, dan apa yang akan dilakukan ketika pembayaran tidak berjalan sesuai kesepakatan.
Dengan pendekatan tersebut, keputusan memberikan tempo tidak lagi sekadar keputusan sales, tetapi menjadi bagian dari strategi credit management, accounts receivable, cash flow management, dan collection yang lebih sehat.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan mengenai permasalahan utang piutang, konsultasikan segera bersama kami. Kami siap membantu dalam memberikan solusi atas masalah utang piutang Anda. Untuk menangani Saat Resesi Datang: Bagaimana Kredit dan Pembiayaan Bisa Berubah?
👉 Klik di sini untuk menghubungi kami
